Поднялся теплый ветер, и необходимость в работе отопительной системы корабля «Аполлон» отпала. В машинное отделение было отправлено послание: «Выключите отопление».

Подул тёплый ветер, и больше не было необходимости в том, чтобы отопительная система на судне «Аполлон» оставалась включённой. В машинное отделение послали указание отключить отопление.

Приказ не был исполнен.

Приказ не был выполнен.

Через некоторое время он был повторен стюарду: отправить посыльного в машинное отделение, чтобы сказать там выключить обогрев в системе вентиляции. Стюард не отправил посыльного; вместо этого он сказал инспектору машинного отделения, производившему обход, уменьшить отопление.

Через некоторое время стюарду повторно приказали отправить посыльного в машинное отделение с распоряжением отключить обогрев в системе вентиляции. Стюард не отправил посыльного, а вместо этого сказал начальнику отдела инспекций и докладов машинного отделения, который совершал инспекционные обходы, что обогрев нужно уменьшить.

Снова пришлось повторять приказ, на этот раз посыльному, который отправился в машинное отделение и передал приказ «Выключить обогрев в системе вентиляции» вахтенному инженеру.

Приказ пришлось повторить снова, на этот раз посыльному, который пошёл в машинное отделение и передал вахтенному механику приказ отключить обогрев в системе вентиляции.

Тот ответил: «Мы недавно его уменьшили»

Тот ответил: «Мы недавно уменьшили обогрев!».

Посыльный принял это ПОЧТИ и доложил старшему руководителю. Тому снова пришлось отправлять посыльного, чтобы повторить приказ «выключить обогрев». На сей раз посыльный вернулся с докладом, что обогрев выключен.

Посыльный принял это «ПОЧТИ» и передал ответ старшему руководителю, и тому снова пришлось отправить посыльного, чтобы он повторил приказ отключить отопление. На этот раз посыльный вернулся с подтверждением того, что приказ был выполнен и отопление отключено.

ЧЕТЫРЕ РАЗА пришлось повторять приказание, прежде чем было доложено об исполнении.

ЧЕТЫРЕ РАЗА пришлось повторить указание, прежде чем доложили о его исполнении.

Искусственно созданная работа.

ИСР (искуственно созданная работа).

В приведенном примере можно выделить некоторые новые формы искусственно созданной работы.

Из приведённого выше примера можно выделить некоторые новые формы ИСР.

Посыльный принял ответ о ПОЧТИ выполненном приказе: обогрев уменьшен. Приказ же был — выключить.

Посыльный принял «ПОЧТИ», когда ему отрапортовали об уменьшении подачи тепла. Приказ был отключить его.

Руководитель или коммуникатор или посыльный, который принимает и передает «почти», допускает искусственно созданную работу.

Руководитель, коммуникатор или посыльный, которые принимают и передают «почти», допускают ИСР.

Приказы отдаются для того, чтобы их исполняли и докладывали об ИСПОЛНЕНИИ, а не для того, чтобы их приблизительно или почти полностью исполняли.

Отданные приказы должны быть выполнены, и о них нужно доложить как о ВЫПОЛНЕННЫХ, а не как о почти выполненных.

Коммуникатор часто может попасться на такое проявление искусственно созданной работы. Легче всего распознать его, если потребовать возвращать исходный приказ или приказы с пометкой об исполнении. Тогда любой терминал на линии связи сможет без долгих раздумий сказать с одного взгляда, что было приказано и что было сделано.

Коммуникатор может часто покупаться на этот вид ИСР. Но его легче всего распознать, если настаивать на том, чтобы приказ или приказы возвращались с подтверждением их выполнения, – чтобы любой терминал на линии мог с первого взгляда сказать, что было приказано и что было сделано.

При опросе было установлено, что посыльный не до конца понял, что требовалось сделать, и передал эту неопределенность вахтенному инженеру.

При расспросе было обнаружено, что посыльный не полностью понял, что требовалось, и передал свою неуверенность вахтенному механику.

Вахтенный инженер, когда ему приказали «выключить обогрев в системе вентиляции», сообщил посыльному не относящуюся к делу информацию: «Мы недавно его уменьшили».

Вахтенный механик, когда ему велели отключить обогрев в системе вентиляции, дал посыльному не относящуюся к делу информацию: «Мы недавно его уменьшили».

Дальнейшая проверка выявила, что он поступил правильно и выключил обогрев, но не информировал об этом посыльного; ему была передана только не относящаяся к делу информация о том, что они ранее уже уменьшили обогрев.

Впоследствии при проверке обнаружилось, что на самом деле он выполнил приказ и выключил отопление, но не сказал об этом посыльному, а сообщил ему только не относящуюся к делу информацию, что обогрев был недавно уменьшен.

Этот вид искусственно созданной работы также может проявляться в направлении начальнику большого объема не относящейся к делу информации, загромождающей его линии связи и снижающей продуктивность его работы. Противоположностью этого, конечно, является неспособность предоставить руководству относящиеся к делу данные (см. ИП ОХС от 27 января 1969 «ОБЩИЙ ПЕРЕЧЕНЬ ИСКУССТВЕННО СОЗДАННЫХ РАБОТ», п. б).

Этот вид ИСР может также состоять в том, что руководителю посылают большое количество не относящейся к делу информации, забивая тем самым его коммуникационные линии и снижая его продуктивность. Противоположностью этого является, конечно, неинформирование своих руководителей о том, что имеет отношение к делу (см. ИП ОХС от 27 января 1969, «Перечень видов ИСР. Краткое описание», пункт 6).

Сотрудник или руководитель могут проявлять «уступчивость» и соглашаться с обоснованиями того, почему что-либо не может быть сделано, принимать незавершенные циклы за завершенные, быть неспособными доводить дело до конца и получать завершения.

Штатный сотрудник или руководитель может быть «рассудительным» и принимать доводы в отношении того, почему что-то не может быть сделано, принимать незаконченные циклы как законченные и не доводить циклы до завершения.

Все это приводит к ещё большему объему искусственно созданной работы. С этим видом ИСР лучше всего справляться при помощи знания и применения ИП ОХС от 19 августа 1967 «ВЫСШИЙ КРИТЕРИЙ»

Всё это приводит к дальнейшему движению частиц. С этим видом ИСР лучше всего справляться, если знать и применять ИП ОХС от 19 августа 1967, «Высший критерий».

ВЫСШИЙ КРИТЕРИЙ ТЭТАНА — ЭТО ЕГО СПОСОБНОСТЬ ДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ДЕЛА ШЛИ ПРАВИЛЬНО.

ВЫСШИЙ КРИТЕРИЙ ТЭТАНА – ЭТО ЕГО СПОСОБНОСТЬ ЗАСТАВЛЯТЬ ДЕЛА ИДТИ ПРАВИЛЬНО.

Единственная ужасная ошибка, которую может совершить организация (кроме разве что проведения инспекций до появления факта), — это неспособность быстро и окончательно справиться с ситуацией. Ошибкой организации является болтовня, болтовня и болтовня, Джо не будет брать на себя ответственность за это, с этим следует обратиться куда-то еще», — и все такое в этом роде, что затягивает разрешение ситуации.

Единственная грубейшая ошибка, которую может допустить организация, -почти настолько же грубая, как инспекция до факта – это не улаживание ситуаций быстро и полностью. Нескончаемые пустые разговоры в организации о том, что Иванов не желает ответственно подойти к этому делу, о том, что всю эту работу нужно отправить куда-нибудь ещё и т.д. и т.п., бесполезны, поскольку они приводят к тому, что ситуация продолжает существовать.

Что вы должны сделать — это положить конец ситуации, не отсылать ее кому-то еще. Завершите действие прямо сейчас.

Ситуацию необходимо урегулировать полностью – это то, на чём вы должны специализироваться, – не отсылать эту работу кому-то ещё. Сразу доводите дело до конца.

Один из наиболее мощных источников искусственно созданной работы — это ваша собственная двойная работа.

Одним из самых обильных источников ИСР является ваша собственная двойная работа.

Вы беретесь за послание либо за какую-то часть работы, просматриваете ее и откладываете на потом, затем снова беретесь за нее, пересматриваете и только тогда делаете.

Вы берёте послание или что-то, что нужно сделать, просматриваете это, а затем откладываете в сторону, чтобы выполнить потом, а затем, позже, вы берёте это и читаете снова, и только тогда вы действительно это выполняете.

Это, конечно, удваивает вашу работу.

Естественно, это тут же удваивает ваш поток работы.

Если вы выполняете каждую часть приходящей к вам работы тогда, КОГДА она приходит, а не потом, если вы всегда берете на себя инициативу и предпринимаете действия, не переадресовывая их, то вам никогда не вернут работу (если только вы не имеете дело о психом на другом конце).

Если вы выполняете каждую работу, которую вы получаете, тогда, КОГДА вы её получаете, а не некоторое время спустя, если вы всегда берёте на себя инициативу и действуете, а не отсылаете эту работу куда-нибудь, к вам никогда не вернётся обратно то, с чем вы уже работали, если только на другом конце линии связи не псих.

Вы можете бесконечно долго держать линию связи занятой, решив, что самый лёгкий способ не работать — это не заниматься делами либо переадресовывать их. Все, что вы не доделали, возвратится и укусит. Все, что вы переадресовали, придется делать, когда оно к вам вернётся.

Ваша коммуникационная линия может накаляться до бесконечности, если вы ведёте себя так, как будто бы самый лёгкий способ не делать работу состоит в том, чтобы не улаживать дела или отсылать эту работу куда-нибудь. Всё, что вы не улаживаете, вернётся и ужалит. Всё, что вы отсылаете куда-нибудь, вам придётся выполнить, когда это вернётся к вам.

Закончите действие, выполните его сейчас.

Доводите дело до конца и делайте его сразу.

Неумение правильно записать отданный приказ, потеря его либо отсутствие на положенном месте может привести к бесконечной искусственно созданной работе.

Когда отданный приказ не оформляется соответствующим образом в письменном виде, когда он теряется или передаётся не по назначению, результатом может быть бесконечное ИСР.

Когда исходные приказы потеряны или вообще не записаны, тогда в них вносятся неверные пункты, действия выполняются неправильно, издаются перекрестные приказы, что приводит к значительным потерям времени руководителей и денег для исправления дела.

Когда первоначальные приказы теряются или когда они вообще не написаны, то покупаются не те вещи, совершаются неправильные действия, отдаются перекрёстные приказы, и всё это приводит к огромным затратам денег, к огромным затратам времени руководителя, чтобы справиться с этой ситуацией.

Это — один из наиболее серьезных источников искусственно созданной работы.

Это один из самых опасных источников ИСР.

Руководитель, отдающий неясный приказ, вносит неопределенность и замешательство в линию связи в самом начале цикла исполнения приказа.

Руководитель, дающий неясный приказ, вносит неопределённость и смятение на линию коммуникации прямо в самом начале командного коммуникационного цикла.

Надёжный способ доведения до персонала важных программ или указаний — это разбить их на пункты в виде целей.

Надёжный способ обеспечения того, чтобы важные программы или действия осуществлялись, – это разбить их на конкретные задачи.

Приказы, неправильно понятые исполнителями, не могут быть правильно выполнены. Следующее за этим действие или бездействие потребует дополнительной работы для исправления положения.

Неправильно понятый приказ не будет надлежащим образом выполнен тем, кто его получает, именно потому, что приказ был неправильно понят. За этим последует бездействие или неправильные действия, для исправления которых потребуется дальнейшее движение частиц.

Будучи руководителем, издавайте ясные и точные инструкции и приказы.

Если вы руководитель, издавайте ясные и точные инструкции и приказы.

Будучи подчиненным, воспроизводите приказ при его получении и никогда не забывайте уточнить то, чего вы не поняли.

Если вы подчинённый, воспроизводите приказ и, если вам что-то непонятно, всегда это проясняйте.

Коммуникаторы или посыльные могут искусственно создать работу, вызывая путаницу нечеткой передачей информации.

Когда коммуникаторы и посыльные плохо передают информацию, они могут создать ИСР и внести путаницу в действия.

Выполнение того, что уже выполнено, или распоряжение сделать уже сделанное.

Выполнять то, что уже сделано, или отдавать приказ сделать то, что уже сделано.

Одна и та же работа, повторно выполняемая для одного и того же руководителя, — это искусственно созданная работа. Часто она проявляется в виде передачи информации или доклада об исполнении по телексу, после чего та же информация высылается почтой. Бывают случаи, когда телекс сопровождается развернутым посланием или докладом, но это должно происходить только тогда, когда дополнительная информация действительно необходима.

Одна и та же коммуникация, переданная повторно тому же руководителю, -это ИСР. Часто это происходит таким образом: информация или доклад об исполнении передаются телексом, а затем та же самая информация отправляется в виде послания. Бывает такое, что вслед за телексом отправляют более пространное послание или доклад, но это должно иметь место только в том случае, когда действительно нужна дополнительная информация.

Сотрудник, выполняющий обязанности не своего поста, а каких угодно других, не переставая искусственно создает работу. Все его послания не относятся к его шляпе, и он маскирует дыру, возникающую на месте его собственного поста.

Человек, который занимает пост, но не выполняет обязанности, связанные с этим постом, а делает работу какого-либо другого поста, создаёт бесконечное ИСР, при этом все его послания и оригинации не относятся к его должностным обязанностям и он прикрывает ими дыру на своём собственном посту.

Этот сотрудник сам — искусственно созданная работа.

Такой человек представляет собой ИСР.

Просьбы к руководству отступить от обычного - опасны. Когда с ними соглашаются, создаются инородные области, и возникают нестыковки.

Когда к руководству обращаются за разрешением отступить от обычной практики и получают такое разрешение, это опасно, так как приводит к появлению областей, отличающихся от остальных. Это расшатывает оргполитику и создаёт рассогласованность в действиях.

В любом случае подчиненные, предлагающие необычные решения, обычно не знают инструкций и приказов.

Как бы там ни было, но подчинённые, которые предлагают необычные решения, как правило не знают оргполитики или приказов.

Правильное решение — приказать им сдать проверку по соответствующей инструкции.

Правильное действие при этом – дать приказ проверить их знание соответствующих разделов оргполитики.

Перехватывание участвующих в коммуникации частиц с чужого стола, из чужой корзины входящей корреспонденции либо из линии связи, хотя и не является серьезным проступком, искусственно создает работу и приводит к затратам времени на поиск потерянных частиц и может сорвать проекты или действия, если жизненно необходимые данные будут потеряны.

Забирать коммуникационные частицы с чужого стола, или из корзинки для входящей корреспонденции, или с линий коммуникации – мало того что является серьёзным проступком, но также создаёт ИСР и вынуждает тратить время на поиск недостающих частиц. Это может сорвать проекты или действия, так как при этом теряются важные данные.

Застревание посланий на линиях связи приводит к появлению других посланий на ту же тему, что искусственно создает работу как для отправителя, так и для получателя.

Задерживаемые на линиях послания являются причиной того, что появляются другие послания на ту же самую тему, создавая ИСР как для того, кто посылает, так и для того, кто получает их.

Мощь организации прямо пропорциональна скорости движения частиц (писем, посланий, телексов, тел) в ней.

Мощь организации прямо пропорциональна скорости потока её частиц (писем, посланий, телексов, людей).